Командировка – важная часть рабочих процессов во многих компаниях. Если сотрудник, направляется в длительную поездку, организация обязана возместить ему стоимость проезда и проживания, траты на рабочие нужды, а еще выплатить суточные на мелкие личные расходы.
Что такое командировка
Под командировкой подразумевается поездка сотрудника компании в другую страну или город по поручению работодателя. Проведение исследований, участие в конференциях, разработка проекта, выполнение различных производственных задач – цели для деловой поездки могут быть различными.
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, за сотрудником, находящимся в командировке, сохраняется его рабочее место, а также заработная плата. При этом работодатель должен компенсировать расходы, связанные с поездкой: питание, жилье, транспорт, иные затраты, относящиеся к выполнению трудовой деятельности. Чтобы получить компенсацию за расходы в командировке, сотрудник обязан составить авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие траты: билеты, чеки, медицинская страховка, квитанции.
Чтобы сотрудник успешно выполнил поставленные задачи, необходимо правильно организовать деловую поездку. Весь процесс состоит из основных этапов:
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, за сотрудником, находящимся в командировке, сохраняется его рабочее место, а также заработная плата. При этом работодатель должен компенсировать расходы, связанные с поездкой: питание, жилье, транспорт, иные затраты, относящиеся к выполнению трудовой деятельности. Чтобы получить компенсацию за расходы в командировке, сотрудник обязан составить авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие траты: билеты, чеки, медицинская страховка, квитанции.
Чтобы сотрудник успешно выполнил поставленные задачи, необходимо правильно организовать деловую поездку. Весь процесс состоит из основных этапов:
- Потребность в командировке. Инициатива о направлении сотрудника в командировку может исходить как от работодателя, так и от работника. Основная задача – определить необходимость в поездке, ее цель и сроки.
- Планирование поездки. Здесь принимаются во внимание все аспекты: расписание рейсов, выбор гостиницы, стоимость билетов и прочие транспортные и бытовые вопросы.
- Учет багажа, трансфера. Компании, которые часто отправляют своих сотрудников в командировки, могут автоматизировать планирование, а также бронирование трансфера, чтобы упростить воздействия между отделами.
- Согласование бюджета. На данном этапе утверждается бюджет путем обсуждения с руководством и бухгалтером.
- Организация поездки. На последнем этапе оформляется приказ о командировке, где указываются все необходимые данные: Ф.И.О. работника, дата начала и окончания поездки, место назначения. Далее важно позаботиться о покупке билетов, бронирование проживания, выплате авансов.
Как происходит расчет командировочных
Командировочные и суточные расходы – затраты сотрудника во время командировки, которые компания обязана возместить ему по статье 168 ТК РФ.
Командировочные расходы не облагаются налогами. Исключение – суточные выше лимита 700 рублей в день при поездках по России и 2 500 рублей в день при поездках за границу.
Сверхурочная работа в командировке оплачивается как обычно: первые два часа – не менее чем в полуторном размере оклада, последующие часы – в двойном размере.
Размер суточных выплат не нормирован, и чаще всего определяется владельцем компании индивидуально. Сумма выплачивается за весь период отсутствия сотрудника на рабочем месте, включая выходные и праздничные дни, а также дни в пути. При этом полная сумма суточных выплат отражается в коллективном договоре.
Командировочные расходы не облагаются налогами. Исключение – суточные выше лимита 700 рублей в день при поездках по России и 2 500 рублей в день при поездках за границу.
Сверхурочная работа в командировке оплачивается как обычно: первые два часа – не менее чем в полуторном размере оклада, последующие часы – в двойном размере.
Размер суточных выплат не нормирован, и чаще всего определяется владельцем компании индивидуально. Сумма выплачивается за весь период отсутствия сотрудника на рабочем месте, включая выходные и праздничные дни, а также дни в пути. При этом полная сумма суточных выплат отражается в коллективном договоре.
Пример расчета командировочных
Командировочные выплачивают не по окладу работника, а по среднему заработку в течение последних 12 месяцев. При этом учитываются исключительно отработанные дни, из расчетного периода отнимаются больничные, отпуска, иные командировки и время простоя.
Пример расчета. Васильев официально работает в компании 2 года. С 28 февраля 2025 года его отправляют в командировку. Таким образом, средний заработок рассчитывается с февраля по январь 2024 года. За этот период сотрудник был в отпуске 14 дней и 10 дней брал за свой счет. За весь период вышло всего 247 рабочих дней. Это значит, что фактически отработанные дни Васильева: 247 – (14+10) = 223 дня.
Не менее важный этап – расчет среднего заработка. Здесь учитываются комиссионные вознаграждения, зарплата по окладу, доплаты и надбавки к тарифным планам, выплаты % от прибыли компании, гонорар, премии, а также зарплата по тарифу.
Пример расчета. Заработная плата Васильева 45 тысяч рублей. В ноябре, когда он выходил в отпуск, он получил на руки 43 тысячи рублей, а во время больничного в марте – 38 тысяч рублей. В этом же году он получил премию в размере 15 тысяч рублей. Таким образом сумма учитываемых начислений:
(45 000 рублей ×10 месяцев)+43 000 рублей +38 000 рублей +15 000 рублей = 546 000 рублей. Далее эту сумму разделяем на отработанные дни: 546 000 рублей/223 = 2 448.43 рубля.
Средний заработок умножаем на количество дней командировки Васильева, учитывая время в пути.
Пример расчета. Васильев официально работает в компании 2 года. С 28 февраля 2025 года его отправляют в командировку. Таким образом, средний заработок рассчитывается с февраля по январь 2024 года. За этот период сотрудник был в отпуске 14 дней и 10 дней брал за свой счет. За весь период вышло всего 247 рабочих дней. Это значит, что фактически отработанные дни Васильева: 247 – (14+10) = 223 дня.
Не менее важный этап – расчет среднего заработка. Здесь учитываются комиссионные вознаграждения, зарплата по окладу, доплаты и надбавки к тарифным планам, выплаты % от прибыли компании, гонорар, премии, а также зарплата по тарифу.
Пример расчета. Заработная плата Васильева 45 тысяч рублей. В ноябре, когда он выходил в отпуск, он получил на руки 43 тысячи рублей, а во время больничного в марте – 38 тысяч рублей. В этом же году он получил премию в размере 15 тысяч рублей. Таким образом сумма учитываемых начислений:
(45 000 рублей ×10 месяцев)+43 000 рублей +38 000 рублей +15 000 рублей = 546 000 рублей. Далее эту сумму разделяем на отработанные дни: 546 000 рублей/223 = 2 448.43 рубля.
Средний заработок умножаем на количество дней командировки Васильева, учитывая время в пути.
Кого по закону не отправляют в командировку
Если у сотрудника есть уважительная причина, он может отказаться от поездки в командировку. А если он попадает в особую категорию, то работодатель не имеет права отправлять его в деловые поездки:
Все остальные работники не могут отказаться от командировки, если нет особых условий в коллективном договоре.
- беременные сотрудники,
- инвалиды по медицинским показаниям,
- работники, которые зарегистрировались как кандидаты в выборный орган в период проведения выборов,
- несовершеннолетние.
Все остальные работники не могут отказаться от командировки, если нет особых условий в коллективном договоре.